Saisie
Peut-être vous demandez-vous en quoi la saisie peut être importante dans la mise en page. Si vous êtes dans ce cas, c’est que vous n’avez jamais eu à reprendre (typographiquement parlant) un texte avant de le mettre en page.
Nous avons vu dans le chapitre précédent un certain nombre de règles typographiques. C’est au moment de la saisie du texte qu’il est le plus facile de les mettre en œuvre. Certes, cela demande un effort. Mais c’est aussi un service rendu à celui ou celle qui sera chargé de la correction et de la mise en page.
La première chose à faire, c’est de ne pas faire de mise en page. En effet, vous ne savez pas comment votre texte va être présenté au final, et, de toute manière, il le sera dans un autre logiciel qui ne supporte pas forcément toutes vos fioritures. Entre autres, il est formellement déconseillé (c’est un euphémisme !) d’utiliser des espaces ou des tabulations en début de paragraphe (par exemple pour faire une liste ou placer une signature).
Bien évidemment, vous êtes cordialement invité à respecter les règles élémentaires de typographie (espacements de ponctuation, majuscules accentuées, abréviations correctes, espaces insécables entre les mots que vous ne voulez pas voir séparés entre deux lignes).
- Vous pouvez utiliser le gras, l’italique (mais pas les deux combinés), indices et exposants.
- Vous ne devez pas utiliser le soulignement !
- Vous ne devez pas mettre 2 (ou plus) retours de paragraphe consécutifs (pour séparer le titre du texte, par exemple). Ils seront supprimés !
- Ne mettez jamais un mot tout en majuscule pour le mettre en évidence ! Cependant, dans le cas du nom de famille, vous pouvez utiliser le style « petite majuscule »
- Même si vous ne le voyez pas, la plupart des gens finissent généralement par avoir 10 retours de chariot à la fin de leur texte. Le meilleur moyen d’éviter cela, c’est de vérifier (avec la touche flèche bas) qu’il n’y a pas déjà une ligne vierge sous votre dernier paragraphe.
- Enfin, le cas des listes. Les traitements de texte modernes sont capables de vous faire de superbes listes à puces de façon automatique.
Malheureusement, ni PageMaker, ni XPress ne savent les récupérer. Il vous faudra donc faire vous-même des listes correctes avec une puce (• : Alt-0149) suivie d’une tabulation, suivie du texte au kilomètre (c’est le metteur en page qui fera la présentation en liste correctement indentée).
Correction
Situation : vous recevez un texte à mettre en page rapidement de la part d’un de vos collaborateurs. Or celui-ci n’a pas encore pris connaissance de l’aide qu’il pourrait vous apporter en effectuant une saisie « propre ».
Vous avez donc un texte avec des retours de chariots intempestifs, des espaces ou des tabulations en début de ligne, une supeeerrrrbe mise en page, des mots (voire des phrases) tout en majuscules, 10 retours de paragraphes à la fin du texte, sans parler des majuscules non accentuées…
Retroussant donc vos manches, vous vous grattez la tête en vous demandant bien par quoi commencer.
- Première chose à faire (je pars du principe que vous utilisez WinWord 95 ou 97), c’est d’uniformiser la police du texte. Sélectionnez tout le texte (CTRL-A) et appliquez-lui une police lisible (Times-new Roman) avec un corps facilitant la lecture à l’écran (14 ou 18). Cela doit déjà aller mieux comme cela.
- Ensuite, lancer la mise en forme automatique (qui corrigera la plupart des fautes d’espacement dans la ponctuation).
- Bien sûr, vous avez coché depuis longtemps dans les options d’édition la case « majuscules accentuées ». Le correcteur orthographique détecte donc certains mots mal accentués (Été, École…). Mais il vous reste à rechercher ceux qui sont passés à travers (essentiellement les À).
- Quelques rechercher/remplacer bien sentis pourront venir à bout des tabulations en début de ligne (^p^t -> ^p) , des espaces en début de ligne (^p^w -> ^p), des doubles retours de paragraphe (^p^p -> ^p).
- Le reste est affaire de patience et de dextérité (entre autres pour les listes).
Bon courage !
